Preuve de passage nettoyage : QR code et photos

Fin des litiges "vous êtes pas passé". Chaque intervention est tracée par QR code, photos horodatées, signature client. Conformité totale avec les exigences des syndics, hôtels et cabinets médicaux.

"Vous êtes pas passé hier" : le mot qui vous fait perdre des contrats

Sans preuve de passage, vous êtes en parole contre parole. Le client conteste, vous ne pouvez rien prouver, vous perdez la mission, parfois le contrat. Et c'est désormais un critère éliminatoire pour beaucoup d'appels d'offres.

Aucune traçabilité quand un client conteste un passage
Photos avant/après dispersées dans 12 conversations WhatsApp
Pas de signature client horodatée
Critère éliminatoire pour les appels d'offres publics et les syndics

Chaque intervention prouvée, horodatée, opposable

Proprely génère un QR code unique par site. L'agent scanne à son arrivée, prend des photos avant et après, fait signer le client (si présent). Le PV est automatiquement généré et envoyé au client.

Bénéfices

QR code par site — Un QR code unique pour chaque site. L'agent scanne à l'arrivée. Heure et géolocalisation enregistrées automatiquement. Aucun moyen de falsifier.
Photos avant/après horodatées — L'agent prend des photos avant et après son intervention depuis Proprely. Horodatage et géolocalisation intégrés. Stockage sécurisé, accessibles 5 ans.
Signature client électronique — Si un représentant du client est présent (gardien, syndic, gestionnaire), il signe directement sur le téléphone de l'agent. PV instantané.
PV automatique — À la fin de chaque intervention, un PV est généré : date, heure, agent, photos, signature, observations. Envoyé au client par email automatiquement.
Géolocalisation au check-in — Optionnel mais recommandé : le check-in QR code enregistre la géolocalisation. Vous prouvez que l'agent était bien sur place, pas à 3 km.
Conformité RGPD — Toutes les preuves de passage sont hébergées en Europe, chiffrées en transit et au repos, archivées 5 ans selon obligation légale. Conformité totale RGPD.

Cas d'usage

Syndic multi-immeubles — Gardiens contestent les passages, syndic veut un PV par intervention · QR code par hall d'entrée, photos avant/après publiques pour les gardiens, contestations divisées par 10
Groupe hôtelier 4 étoiles — Direction exige une traçabilité totale pour son audit qualité · PV automatique par chambre et par étage, audit qualité préparé en 1 clic au lieu d'une semaine
Cabinet médical — Conformité protocole sanitaire strictement exigée par les médecins · Photos avant/après horodatées validant le respect du protocole, signature électronique du référent à chaque passage

Comment utiliser preuve de passage : Mettre en place une preuve de passage de nettoyage avec QR code et photos

Configurer une preuve de passage standardisée sur un site client, avec QR code physique, photos avant-après, signature client, et PV automatique envoyé au syndic ou facility manager.

Configurer le site et générer le QR code — Sur la fiche du site client, activez la preuve de passage. Proprely génère un QR code unique à imprimer et coller sur le site (entrée, local technique, hall).
L'agent scanne le QR à l'arrivée — L'agent ouvre son lien Proprely, scanne le QR code du site. Le check-in est horodaté et géolocalisé (si activé) automatiquement. La mission démarre.
Prendre les photos avant-après — L'agent prend des photos avant et après l'intervention via Proprely. Les photos sont automatiquement associées au site, à la mission et à la date. Stockage sécurisé européen, 5 ans de conservation.
Faire signer le client (optionnel) — Si un client ou gardien est présent, il signe sur l'écran du téléphone de l'agent. Sa signature est intégrée au PV automatique.
Le PV part automatiquement — À la validation de la mission, Proprely génère un PV PDF (QR + photos avant/après + signature + horodatage + agent) et l'envoie automatiquement au syndic ou facility manager configuré. Format accepté par les principaux acteurs nationaux.

Questions fréquentes

Comment fonctionne le QR code par site ?

Proprely génère un QR code unique pour chaque site lors de la création. Vous l'imprimez et le collez à un endroit visible (entrée, accueil). L'agent le scanne avec Proprely sur son téléphone à chaque arrivée.

Les photos sont-elles conservées combien de temps ?

5 ans en standard, conforme aux obligations légales et aux exigences des syndics et appels d'offres. Stockage sécurisé en Europe, chiffré. Accessibles à tout moment via Proprely.

Que se passe-t-il si l'agent n'a pas de réseau au moment du check-in ?

Proprely fonctionne en mode hors-ligne. Les photos et le check-in sont enregistrés localement et synchronisés dès que le réseau revient (typiquement à la sortie du sous-sol).

Le client reçoit-il automatiquement le PV ?

Oui, si vous l'activez. Le PV est envoyé par email après chaque intervention validée, avec photos et signature. Vous pouvez aussi le rendre accessible via un lien permanent.

Est-ce que la géolocalisation est obligatoire ?

Non, c'est optionnel. Activée, elle ajoute une preuve supplémentaire (l'agent était bien sur place). Désactivée, vous gardez le QR + photos + horodatage qui suffisent dans la plupart des cas.